Kwaliteitsbeleid

Het eerste doel van ACTEO is om aan zijn klanten gespecialiseerd en relevant juridisch advies te geven in alle rechtstakken waarin het actief is.  Dit is de reden waarom ACTEO bijzondere aandacht besteedt aan de opleiding van zijn medewerkers.

Deze opleiding volstaat echter niet om dit ambitieuze doel te bereiken.  Om te kunnen slagen, moet de activiteit steunen op een strikte organisatie en een nauwgezet beheer. Ook al volstaat dit niet om kwalitatief hoogstaande diensten te bieden en nauwkeurig en efficiënt juridisch advies te garanderen, toch kan geen enkel advocatenvennootschap beweren dat het nuttige en doeltreffende diensten verleent wanneer de organisatie mank loopt.

Bijna tien geleden beslisten de vennoten van ACTEO daarom om een « kwaliteitssysteem » in het leven te roepen. Het gaat om de ontwikkeling van werk- en beheermethoden die de activiteit daadwerkelijk ondersteunen.

Het doel van dit « systeem » is om de kwaliteit van de diensten die ACTEO aan zijn klanten aanbiedt, voortdurend te verbeteren, meer bepaald: de kwaliteit van de relaties die de advocaten met de klanten onderhouden (fysiek onthaal in comfortabele en gezellige lokalen, telefonisch contact, kwaliteit van de luisterbereidheid en de beschikbaarheid, enz.), evenals die van het beheer van de dossiers (nauwgezette opvolging, regelmatig informeren van de klanten, naleving van termijnen, enz.).

Dit « systeem » steunt:

  • in de eerste plaats op een « kwaliteitsbeleid », waarvan de inhoud regelmatig wordt herzien en dat niet enkel is geïnspireerd op de verwachtingen en de verzoeken van de klanten van het kantoor, maar ook op het advies dat de externe consultants op vraag van ACTEO geven over de kwaliteit van de organisatie;
  • en anderzijds op een coherent beheer van alle middelen van het kantoor: niet enkel het personeel (permanente opleidingen, kwaliteit van de aanwerving, enz.); maar ook de materiële middelen (kwaliteitsvolle infrastructuur, werkomgeving, technische en juridische informatie die een invloed kan hebben op de uitoefening van het beroep, boekhoudbeheer, enz.);
  • en tot slot op krachtige werkmethoden (bijvoorbeeld betreffende de klassering van dossiers, de afhandelingstermijn van brieven, agendabeheer, enz.), waarvan de naleving regelmatig wordt gecontroleerd via interne audits.

Om na te gaan of de doelstellingen op het vlak van de aanhoudende verbetering bereikt zijn, en of de klanten belang hechten aan de kwaliteit van de diensten, voert ACTEO bij zijn klanten regelmatig tevredenheidsonderzoeken uit.

De inhoud van het « systeem » en het « kwaliteitsbeleid » van ACTEO is vastgelegd in een «kwaliteitshandleiding», die toegankelijk is voor alle klanten en die hen op het eerste verzoek kan worden overgemaakt.